Wie viele von euch, war auch ich einmal Gefangener des irrwitzigen Konzepts, Dateien in strengen Hierarchien zu organisieren, nur um festzustellen, dass ich trotz aller Bemühungen daran scheiterte. Diese Momente, in denen ich mich nicht mehr an den Namen erinnern konnte, geschweige denn an das Verzeichnis, in dem ich eine Datei abgelegt hatte, verstärkten zusätzlich meinen Frust. Und dann war da noch das anhaltende Fiasko mit der Zusammenarbeit. Ohne mir des Fehlers meiner Vorgehensweise bewusst zu sein, habe ich gelegentlich neue Kopien von zuvor freigegebenen Dateien in neuen Verzeichnissen erstellt, ohne es jemand anderem mitzuteilen. Sagen wir einfach mal so, dass meine Kollegen etwas “verärgert” waren als sie erfuhren, dass sie in der letzten Woche an einer alten Kopie gearbeitet hatten.
Das war aber nicht nur meine Schuld. Ein Teil der Probleme trat auch auf, nachdem die Kapazität unseres Marketing-Fileshares zur Neige ging. Die IT-Abteilung hat sich darum gekümmert, einige unserer Ordner auf andere Fileserver, die noch freie Kapazitäten hatten, einfach auszulagern. Gelegentlich waren sie auch noch so freundlich, besonders wichtige Dateien in einem der beiden zentralen NAS-Systeme (Network Attached Storage) auf dem Campus von Ft. Lauderdale zu speichern. Das wären also vier mögliche Orte, in denen die Dateien dann landen konnten. Noch mehr Chaos!
Es waren auch noch andere Kräfte am Werk. Die periodische Bereinigung der Fileserver, die euphemistisch eher als Archivierung bezeichnet wird. Du kennst das ja. “Wir werden die Fileshares am nächsten Wochenende aufräumen. Alle Dateien, die älter als zwölf Monate sind, werden gesichert und entfernt, um Platz für neue Sachen zu schaffen.” Viel Glück beim Versuch, anschließend die letztjährige Version der Trainingsvideos wiederherzustellen. Die sucht man irgendwo im La-La-Land.
Man sollte meinen, dass all die Tools zur Dateisuche und -indexierung diese Katastrophen verhindern könnten. Tun sie leider nicht und sämtliche Abteilungen waren davon betroffen. Ich schätze, du kennst so etwas nur zu gut.
Technisch gesehen sind drei Faktoren die Ursache für diese Probleme
- Hierarchische Abhängigkeiten – Jeder von uns organisiert seine Ordner und Unterverzeichnisse unterschiedlich. Und nein, niemand von uns ist die Zuverlässigkeit in Person, es jedes Mal auf die gleiche Art und Weise zu tun. Darüber hinaus sind die Hierarchien an den physischen Speicherort der Dateien gebunden, den wir als Benutzer aber nicht verwalten.
- Separate Namespaces – Jeder Fileserver und jedes NAS kann nur das scannen, was dort abgelegt ist. Sie haben von benachbarten Dateifreigaben keine Ahnung. Bevor eine Suche also überhaupt erfolgreich sein kann, sollte man wissen, auf welchem Filer man suchen muss. Und zu allem Überfluss stoßen wir dann noch auf Duplikate.
- Ausgelagerte Archive – Wenn Dateien ausgelagert werden, wandern sie in einen anderen Namespace, der im aktiven Katalog nicht mehr sichtbar ist. Sollten diese Daten wieder einmal benötig werden, muss die IT einen „Suchtrupp“ losschicken, der ohne Hinweise des ursprünglichen Eigentümers nahezu machtlos ist die Datei zu finden, was dieses Problem noch weiter verschärft.
Lösung – Ein übergeordneter Katalog (alias globaler Namespace), der sich über die verstreuten Dateien erstreckt
Durch die Technologie der dezentralen File-Virtualisierung können wir, die Firma DataCore Software, einen übergeordneten, durchsuchbaren Katalog über Gruppen von Fileservern und NAS-Systemen hinweg erstellen, ohne die Zugriffskontrollen zu beeinträchtigen. Der Prozess wird als „Assimilation“ bezeichnet: Im Wesentlichen führt eine Instanz unserer vFilO-Software eine Inventur der Freigaben, der Ordner, Unterordner und Dateien durch und generiert mit diesem Wissen eine Datenbasis mit deren Attributen. Name, Standort, Eigentümer, Datum der letzten Änderung, Berechtigungen und andere Eigenschaften ergänzen zusätzlich diesen übergeordneten Katalog. Die eigentlichen Dateien bleiben dabei völlig unberührt.
Die Software geht sogar noch weiter: Nutzer können die Dateien mit Tags versehen. Das hilft dabei, diese mit Projekten, ihrer Bedeutung und ihrem Inhalt zu verknüpfen. Meine Teamkollegen und ich können nun mit einfachen Stichworten im übergeordneten Katalog nach bestimmten Dateien suchen und müssen nicht einmal wissen, auf welchem Dateiserver oder NAS sie sich befinden. Das ist aber noch nicht alles:
Die Software erkennt die verbleibende Kapazität in jedem einzelnen Filer und kann so feststellen, ob er noch schnell genug oder schon zu langsam reagiert. Die IT-Abteilung kann jedem Einzelnen relative Kennwerte und Kosten zuweisen, so dass die vFilO-Software entspechende Entscheidungen zum Lastausgleich und zur Datenplatzierung treffen kann.
Kostengünstiger Cloud-Speicher lässt sich als Ressource unter dem gleichen Namespace einbinden. So können alle Dateien, die in den letzten zwölf Monaten nicht mehr verwendet wurden, automatisch und ohne großen Aufwand dorthin verschoben (archiviert) werden. Dabei werden sie dedupliziert und komprimiert, um Platz zu sparen. Dennoch bleiben die Dateien sichtbar, da der übergeordnete Katalog weiß, wohin sie verschoben wurden.
Jetzt kann ich a) die Trainingsvideos des letzten Jahres wiederfinden und b) sie ohne Hilfe abrufen, als ob sie meinen Laptop nie verlassen hätten. Die vFilO-Software speichert das Video wieder und verschiebt es in einen Filer, der genügend Platz dafür bietet.
Kurz und knapp zusammengefasst: Wir müssen nicht mehr etliche Stunden damit verschwenden, das richtige Dokument zu finden und die IT- kann sich einfacher um unsere dringenden Speicheranforderungen kümmern.
Uns ist der Ausbruch vom Alcatraz der Dateisystemhierarchien gelungen. Schaffst du es auch?
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